Cadastro de Produtos – Você entende a importância?

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Cadastrar produtos é uma atividade simples mas que requer muito cuidado devido ao impacto de um cadastro incompleto ou incorreto. A apuração de vários impostos usa como base o cadastro dos produtos. Erros cadastrais podem fazer a empresa pagar menos impostos que o devido (sendo presa fácil para o fisco), podem pagar impostos desnecessariamente ou em duplicidade.

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As consequências do NCM errado na nota fiscal e como evitá-las

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Preencher corretamente o NCM na nota fiscal é importante para evitar multas e complicações com o Fisco. O código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é formado por 8 dígitos e imposto pelo governo brasileiro como forma de controlar e identificar os produtos a serem tributados nas transações.

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A obrigatoriedade do SPED Fiscal (EFD) levou muitas indústrias e empreendimentos equiparados, distribuidores e atacadistas a classificar ou reclassificar o código, optando por menores alíquotas do Imposto sobre Industrialização (IPI). Vale dizer que o NCM do registro de entrada deve compor a EFD – Escrituração Fiscal Digital.

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Os principais erros cometidos com NCM e suas multas

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Há uma gama de erros que podem ser cometidos durante o preenchimento e nenhum colaborador está livre de realizá-los. Contudo, os erros mais comuns são os seguintes:

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• Informação incorreta de NCM ou ausência na BL (Bill of Landing, documentação cuja tradução literal significa Conhecimento de Embarque): pode incorrer em multa de R$ 5.000,00;

• NCM incorreto na LI (Licença de Importação) e descrição incorreta: pode causar multa de 15% sobre o valor da mercadoria mais 1% por causa da classificação incorreta.

 

Além disso, se houver necessidade de fazer uma nova LI depois do embarque, a multa pode variar entre R$ 2.500,00 e R$ 5.000,00, se a empresa não informar o erro.

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Regra de validação 105-20

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A Nota Técnica da NF-e 2015/002 apresenta a regra de validação 105-20. Essa regra vai verificar se o NCM informado na nota fiscal é válido, constando na tabela de NCM publicada pelo Ministério do Desenvolvimento (MDIC). A regra de validação 105-20 aplica-se, em produção, para as notas fiscais emitidas a partir de 01/01/2016. A exceção é que essa regra não se aplica, em produção, às notas fiscais emitidas antes do dia 01/01/2016.

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Código zerado NCM

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Vale considerar os casos em que o código é preenchido completamente por zeros. Isso ocorre quando o item da nota fiscal refere-se a serviços tributados pelo ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza) ou quando a nota é de ajuste. Notas complementares que se relacionem a um dos casos citados também devem ser preenchidas por zeros no campo correspondente.

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NCM incorreto: como proceder

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O comerciante que receber um produto com código incorreto deverá passar para seu fornecedor o código correto, caso contrário poderá ser autuado. Se for constatado o erro na codificação, o Fisco vai verificar os lançamentos do passado e poderá ser cobrada a diferença de alíquota, com as multas e juros relacionados.

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Medidas preventivas

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Para evitar problemas com o Fisco, é importante atualizar a base cadastral em relação aos códigos NCM que a empresa utiliza. Com um NCM inexistente, a nota fiscal será rejeitada. A par da revisão dos códigos NCM, é importante verificar o enquadramento correto dos itens. O órgão responsável para consultas sobre classificação de mercadorias, que pode apresentar soluções para as dúvidas e problemas, é a Receita Federal do Brasil (RFB) por meio da Coordenação Geral do Sistema Aduaneiro e da Superintendência Regional.

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Outra recomendação é que as empresas revisem ainda os cadastros de clientes e fornecedores, confirmando se o endereço deles é o mesmo que consta no cadastro do Fisco Federal ou Estadual. A empresa deve pedir comprovação por laudo ou documentos técnicos de profissionais da área.

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Informações que os produtos devem conter:

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Nome do produto: descreva o nome do produto/serviço que irá aparecer na nota fiscal.

Código do Produto: insira o código ou referência do produto.

Marca: insira o nome do fabricante ou marca do produto.

Unidade: insira a unidade de medida. Ex: Un, Kg.

Peso: É possível preencher o peso liquido ou bruto do produto.

NCM:  insira o Número Comum do Mercosul do produto.

Estoque Mínimo: insira a quantidade mínima de estoque do produto.

Estoque Máximo: insira a quantidade máxima de estoque do produto.

Código GTIN/EAN: insira o código de barras padrão da Receita Federal.

Localização: insira a localização do produto dentro da empresa.

Valor de venda: insira o valor de venda do produto.

Valor de custo: insira o valor de custo do produto.

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Origem do produto:

 

Este campo é utilizado para emissão de notas fiscais. Veja abaixo como funciona:

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• 0 – Nacional, exceto as indicadas nos códigos 3 a 5;

• 1 – Estrangeira – Importação direta, exceto a indicada no código 6;

• 2 – Estrangeira – Adquirida no mercado interno, exceto a indicada no código 7;

• 3 – Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação superior a 40%;

• 4 – Nacional, cuja produção tenha sido feita em conformidade com os processos produtivos básicos de que tratam o Decreto-Lei nº 288/67, e as Leis nºs 8.248/91, 8.387/91, 10.176/01 e 11.484/07;

• 5 – Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação inferior ou igual a 40%;

• 6 – Estrangeira – Importação direta, sem similar nacional, constante em lista de Resolução CAMEX;

• 7 – Estrangeira – Adquirida no mercado interno, sem similar nacional, constante em lista de Resolução CAMEX;

• 8 – Nacional, mercadoria ou bem como conteúdo de importação com 70%;

 

Número da Ordem: Este campo é utilizado para identificar números de licitações.

Tamanho: insira o tamanho do produto.

Situação: Indica o status do produto: Ativo ou Inativo.

Tipo: É utilizado para definir se o cadastro será de produto ou serviço.

Observação: este campo é destinado a observações do produto.

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Dica: Organize seu cadastro de produtos por Categorias e Subcategorias.

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